档案信息检索体系的构成要素
(一) 明确的目标
明确档案信息检索体系的服务对象、专业范围、所包含的档案种类及其时间跨度、用途等。
(二) 档案信息
这是档案信息检索体系不可缺少的信息资源, 目前以档案目录信息为主。档案目录是对档案内容和形式特征的表达, 可藉以记录和识别一份档案, 档案目录信息的有序集合构成了不同的档案检索工具。随着档案全文信息检索系统的发展, 档案全文信息的比重将逐渐加大。
(三) 检索语言
档案信息检索是通过检索标识实现的, 一个检索标识表达一项档案特征信息, 提供一条检索途径, 而提供档案内容检索途径的检索标识如分类号、主题词、代码等是依据档案检索语言对档案主题内容进行标引得来的。档案检索语言是专门用于表达档案主题概念及其相互关系的概念标识系统, 是档案标引和检索的工具, 它的作用是将档案文献内容和检索课题的主题概念转换成检索系统可以识别和处理的标识, 使档案信息检索得以顺利进行。
(四) 检索设备
包括存储和记录档案信息的载体、用于检索的机具和信息传递设备等, 可分为卡片式、书本式、缩微式、计算机检索设备等。检索设备的革新往往标志着档案信息检索工作的不同发展阶段, 如手工检索向计算机检索的过渡就是以计算机的应用为推动力的。
(五) 检索方式
检索方式是指档案信息检索系统操作和运行的方式, 可分为文献单元方式和标识单元方式。文献单元方式又称顺检方式、顺排档, 它是以一份档案文献为单元进行存储和检索, 一份档案著录一个条目, 并按检索标识的顺序排列, 查到检索标识即可找到条目中所记载的有关档案信息; 标识单元方式是以一个检索标识为单元, 指明含有该标识的全部文献。检索时先在标识卡中查找与检索课题相关的标识, 查到文献号后再到文献题录卡中查找具体的档案条目。手工检索系统大多采用文献单元方式, 计算机检索系统采用的往往是标识单元方式, 检索方式的不同决定了系统中档案信息的排列方式, 要求有相应的检索设备与之相配合。
