档案信息检索体系的功能
1 . 以档案条目和机读数据形式对档案机构所收藏的档案从文件、案卷两个层次进行特征描述和信息存储;
2 . 通过规范化的检索标识对相同和相关主题的档案及属于同一机构、人物、地区、工程、产品的档案信息加以集中;
3 . 对大量档案信息加以系统化和组织化, 通__________过排序使每个检索标识都被固定在特定位置上, 可以大大缩小查寻范围, 提高检索速度;
4 . 可提供多种检索途径和检索手段, 使用户能迅速、准确地查到自己所需要的档案信息;
5 . 通过检索系统提供的反馈功能, 使用户和系统之间得以交互, 最大限度地满足用户的检索要求;
6 . 各种书本式、卡片式、机读式检索工具经印刷、复制、远距离检索, 可对档案信息进行报道、传递和交换, 有利于档案资源共享。
三、档案信息检索体系的组织原则
1 . 档案信息检索体系反映档案的范围应能覆盖全部馆藏,利用检索体系中的档案检索工具或计算机档案信息检索系统应能找到任何一份馆藏案卷或文件;
2 . 考虑档案馆现有条件, 应优先建立和健全手工档案检索工具体系, 条件具备时再建立计算机档案信息检索系统。手工检索系统与计算机检索系统并存, 满足不同层次的需要;
3 . 在建立档案信息检索体系的过程中, 要实行标准化。标准化是使得检索工具体系有较高质量以及建立计算机信息检索网络的必要条件, 并可为建立全国统一的档案信息检索体系打下基础;
4 . 档案信息检索体系的构成应与馆藏重点和特色相对应,优先开发档案信息资源中最有价值的、最常用的部分, 力求达到最大的成本效益;
5 . 档案信息检索体系应具有整体性, 各种检索工具相互配套, 手工检索系统与计算机检索系统各司其职, 相互配合, 尽量减少信息冗余和多头现象;
6 . 档案信息检索体系应是一开放性的系统, 有随时扩展和不断完善的能力, 能及时采用新方法、新技术, 不断提高其检索效率。
总之, 档案信息检索体系的建立应在充分分析利用者各种检索要求以及档案馆馆藏状况及现实条件的基础上进行, 力求用最少的成本在短期内达到最大的效益。
