档案信息检索体系的检索效率
检索效率是档案信息检索体系的重要评价指标。检索效率可从五个方面衡量: 全、准、快、便、省。其中, “快” 是指检索速度快, 即要最大限度地缩短查找档案信息的时间, 并及时迅速地向外报道馆藏; “ 便” 是指方便实用, 检索工具和检索系统的排检方法应科学合理, 便于利用, 易用性好; “省” 指成本较低,能用较少花费获得较大效益, 由于我国经济条件有限, 这一点往往起决定作用。
然而, 评价检索效率的主要指标还是“全” 和“ 准” 两项。“全” 指与检索课题有关的档案要尽可能全地检索出来, 不要遗漏, 用检全率表示; “准” 是指所检出的档案要与检索课题有关,不要将无关档案带出来, 用检准率表示。与检全率和检准率相对的还有漏检率和误检率两个概念, 这两对概念用图表示如下:
图中:
a : 检准的档案
b: 误检的档案
c : 漏检的档案
d: 无关的档案
□ : 系统中所有档案
a + c: 系统中与某课题有关的全部档案
a + b : 检出的全部档案
档案检索体系应保证较高的检全率和检准率, 但要注意二者之间的制约关系, 提高检全率往往会使检准率下降, 反之亦然,因此, 应保持检全率和检准率之间的最优比。
